Contexte

Le Centre pédiatrique Le Saule traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités cliniques et numériques. Cette politique concerne les visiteurs de notre site Web (« l'Utilisateur ») ainsi que nos clients actuels ou potentiels (« le Client »). Elle a été rédigée conformément à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels et aux lignes directrices de l'Ordre des psychologues du Québec.

Application et définitions

La présente politique s'applique à l'ensemble des collaborateurs du Centre pédiatrique Le Saule, incluant ses employé·e·s, professionnels, stagiaires et fournisseurs de services. Elle couvre :

• Notre site Web et ses formulaires;
• Nos outils de communication électroniques;
• L'ensemble de nos services cliniques internes.

Par renseignement personnel, on entend toute information concernant une personne physique et permettant de l'identifier, directement ou indirectement.

Consentement

Le consentement est obtenu directement auprès de la personne concernée.

Sur le site Web

• Par la poursuite de la navigation après avoir été informé de cette politique;
• Par l'envoi volontaire d'un formulaire de contact.

À l'interne

• Verbalement, par formulaire, téléphone ou courriel;
• Par les représentants légaux lorsqu'il s'agit de mineurs.

Collecte de renseignements personnels

Sur le site Web

Notre site est un site statique hébergé par Cloudflare Pages. Il ne dépose aucun fichier témoin (cookie) de suivi et n'utilise aucun outil de mesure d'audience. L'hébergeur peut journaliser des données techniques de connexion (adresse IP, type de navigateur) à des fins de sécurité et de prévention des abus, conformément à ses propres politiques.

Le formulaire de contact du site peut recueillir les renseignements que vous nous transmettez volontairement : nom du parent, nom de l'enfant, âge de l'enfant, adresse courriel, numéro de téléphone, service recherché et motif de consultation. Ces renseignements nous sont acheminés par courriel; ils ne sont pas conservés dans une base de données liée au site.

À l'interne

Les renseignements sont recueillis de manière sécurisée :

• En personne, verbalement ou par formulaire;
• Par téléphone ou par courriel (y compris pièces jointes);
• Par le dépôt de documents via une plateforme sécurisée.

Seuls les renseignements nécessaires à la prestation de services sont collectés.

Utilisation des renseignements personnels

Sur le site Web

Les renseignements peuvent être utilisés pour :

• Répondre à une demande soumise via le site;
• Évaluer la performance du site;
• Se conformer à nos obligations légales.

Certains usages sont permis sans consentement explicite, notamment :

• Lorsqu'il est évident que l'utilisation est dans l'intérêt direct de la personne concernée (ex. : assurer sa sécurité ou le bon déroulement des services);
• Pour prévenir une fraude ou une menace à la sécurité;
• Pour évaluer ou renforcer nos mesures de protection des renseignements personnels.

À l'interne

Les renseignements médicaux, psychologiques ou personnels recueillis dans le cadre de nos évaluations et suivis sont utilisés exclusivement pour :

• Offrir, planifier et assurer la qualité des services professionnels rendus;
• Documenter l'évolution clinique;
• Respecter les obligations déontologiques ou légales liées à l'exercice professionnel en psychologie et en neuropsychologie;
• Assurer la continuité des services entre professionnels autorisés, lorsque requis.

Les renseignements sont accessibles uniquement au personnel autorisé, dans l'exercice de ses fonctions professionnelles.

Conservation des renseignements

Sur le site Web

Le Centre pédiatrique Le Saule ne conserve aucun renseignement personnel sur son site Web ni dans une base de données liée au site. Les demandes reçues par le formulaire de contact sont traitées comme les autres communications par courriel.

À l'interne

Le Centre pédiatrique Le Saule conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés, conformément aux exigences légales et déontologiques applicables. Notamment :

• Les renseignements personnels liés à la gestion administrative (ex. : suivis administratifs, communications courriel) sont conservés pour une durée de 1 an;
• Les dossiers cliniques des clients sont conservés pour une durée minimale de 5 ans suivant la dernière intervention.

La destruction des renseignements personnels périmés est effectuée de façon sécuritaire sur une base annuelle, afin d'assurer leur protection.

Divulgation des renseignements personnels

Le Centre pédiatrique Le Saule ne vend, ne loue ni ne partage les renseignements personnels à des tiers à des fins commerciales.

• Tous les membres de l'équipe (employés, stagiaires, professionnels) signent une entente de confidentialité et de non-divulgation;
• Lorsqu'un tiers (fournisseur, hébergeur, autorité légale) a accès à certaines données, nous signons une entente de confidentialité assurant le même niveau de protection.

Sécurité des renseignements

Nous mettons en place des mesures de sécurité physiques, électroniques et administratives, notamment :

• Accès restreint aux dossiers;
• Stockage sécurisé (informatique ou papier);
• Communications protégées (courriel, plateformes chiffrées);
• Procédures internes de protection des données.

Incidents de confidentialité

En cas d'incident impliquant des données personnelles, nous :

• Tiendrons un registre des incidents;
• Évaluerons le risque de préjudice;
• Aviserons les personnes concernées si nécessaire;
• Appliquerons un plan de gestion des incidents, conformément à la Loi 25.

Vos droits

Vous avez le droit de :

• Consulter vos renseignements personnels;
• Demander leur rectification en cas d'erreur;
• Exiger une suppression, une désindexation ou la cessation de diffusion (si applicable);
• Retirer votre consentement (dans les limites prévues par la loi);
• Obtenir une copie numérique de vos renseignements personnels dans un format structuré et couramment utilisé (droit à la portabilité), lorsque cela est applicable.

Pour exercer ces droits, communiquez avec notre responsable à l'adresse ci-dessous.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels veille à la conformité de nos pratiques avec la Loi 25, répond à vos demandes d'accès ou de rectification, et gère les incidents de confidentialité.

Modifications à la politique

La présente politique peut être modifiée à tout moment. La version en vigueur sera toujours accessible sur notre site Web.